Logo GO 3 ve Logo Tiger 3 Sipariş Bağlantı Takibi Özelliğinin Kullanımı

Logo GO 3 ve Logo Tiger 3 sipariş bağlantı takibi özelliği, işletmelerin satış ve satın alma süreçlerinde büyük bir kolaylık sağlayan güçlü bir araçtır. Geliştirilmiş özellikleri sayesinde, müşteri ve tedarikçi ilişkilerini daha sağlam temellere oturtmak ve iş süreçlerini daha etkili bir şekilde yönetmek mümkün hale gelmiştir. Bu yazıda, size bu özelliğin sunduğu avantajları, nasıl kullanıldığını ve işletmenizin verimliliğini artırmak için nasıl entegre edilebileceğini detaylı bir şekilde aktataracağız.

Sipariş bağlantı takibi özelliği, 2.89.00.00 sürümünden itibaren Logo GO 3 ve Logo Tiger 3 ürün gruplarında aktif hale getirilebilen bir özelliktir. İşletme, satış ve satın alma süreçlerinde müşteri veya tedarikçi ile belirlenen tarih aralıklarında, miktar veya tutar üzerinden ürün bağlantıları oluşturarak daha etkili bir yönetim sağlamaktadır. Yapılan bağlantı seçeneklerine bağlı olarak kontroller yapılarak sevk işlemleri başarıyla tamamlanmaktadır. Tahsilat ve ödeme kayıtları, bu bağlantılarla ilişkilendirilerek ödeme bakiyeleri takip edilebilmekte ve tüm süreçler kullanıcı dostu formlar ve detaylı raporlar üzerinden kolayca izlenebilmektedir. Ayrıca, sistemde kullanıcı yetkilendirmeleri de esnek bir şekilde tanımlanabilir, bu da güvenli bir kullanım sağlar.

1.ADIM: Sipariş Bağlantısı Oluşturma

Sipariş bağlantı takibi özelliğini kullanmaya başlamadan önce, Sistem İşletmeni menüsünden Firmalar’a gidilerek Firma Tanımı bölümünde Çalışma Bilgileri sekmesinde bulunan Sipariş Bağlantı Takibi kutucuğunun işaretlenmesi gerekmektedir.

Finans – Hareketler menüsü üzerinden Satınalma Sipariş Bağlantıları ve Satış Sipariş Bağlantıları seçenekleri aracılığıyla bağlantı tanımları yapılabilir. Ancak, sistem işletmeni tarafından tanımlama yapılamadan, ürün erişim ağacından satış/satınalma sipariş bağlantıları açıldığında bir uyarı mesajı görüntülenir. Bu uyarı, Sipariş bağlantı takibi seçeneğinin işaretlenmesi gerektiğine dair bir yönlendirme içerir.

Satınalma / satış sipariş bağlantıları browser ekranında kolonların alacağı değerler;

• Tarih: Sipariş fişinin tarih bilgisini içerir.
• Fiş No: Sipariş fişinin numarasını gösterir.
• Belge No: Sipariş fişinde girilen belge numarası bilgisini içerir.
• Cari Hesap Kodu: Sipariş fişinde seçilen cari hesabın kodunu içerir.
• Cari Hesap Unvanı: Sipariş fişinde seçilen cari hesabın unvanını içerir.
• Tutar: Sipariş fişinin net tutarını gösterir.
• Dövizli Tutar: Sipariş fişinin dövizli net tutarını gösterir.
• Başlangıç Tarihi: Bağlantı tanımında belirlenen başlangıç tarihini içerir.
• Bitiş Tarihi: Bağlantı tanımında belirlenen bitiş tarihini içerir.
• Bağlantı Açıklama: Bağlantı tanımına ait açıklama bilgisini içerir.
• Döviz – Döviz Türü: Sipariş fişinde seçilen döviz türünü gösterir.
• Bağlantı Miktarı: Bağlantı tanımında belirlenen miktar bilgisini içerir.
• Bağlantı Tutarı: Bağlantı tanımında belirlenen tutar bilgisini içerir.
• Ödenecek Tutar: Bağlantı tutarı üzerinden tevkifat uygulansın seçeneği işaretlendiğinde hesaplanan tutarı içerir.
• Sevk Miktarı: Bağlantı ile ilişkilendirilen sevkiyatların toplam miktarını içerir.
• Sevk Tutarı: Bağlantı ile ilişkilendirilen sevkiyatların toplam tutarını içerir.
• Kalan Miktar: Bağlantı miktarından, sevk edilen miktar çıkarılarak hesaplanan değeri içerir.
• Kalan Tutar: Ödenecek tutardan, sevk edilen tutar çıkarılarak hesaplanan değeri içerir.
• Ödeme: Bağlantı ile ilişkilendirilen ödeme/tahsilat tutarını içerir.
• Ödeme Bakiyesi: Ödenecek tutardan, ödeme tutarı çıkarılarak hesaplanan değeri içerir. Eğer kalan tutar eksi bir bakiye veriyorsa, ödeme bakiyesinden çıkarılır. Örneğin: ((Ödenecek tutar – ödeme) – kalan tutar)
• İşyeri: Siparişte seçilen işyeri bilgisini içerir.
• Devir Ödeme Bakiyesi: Ödeme bakiyesi bilgisini içerir.
• Devir: Bağlantı devir ile gelirse ‘Evet’, yeni düzenlenirse ‘Hayır’ değerini içerir.

Sipariş bağlantı tanımı ile ilgili yeni eklenen alanlar, LG_001_01_ORFICHE tablosunda saklanmaktadır.

• commitment: Sipariş Bağlantısı
• cmBegDate: Bağlantı Başlangıç Tarihi
• cmEndDate: Bağlantı Bitiş Tarihi
• cmExp: Bağlantı Açıklaması
• cmType: Bağlantı Tipi, 1:Miktar, 2:Tutar
• cmAmount: Bağlantı Miktarı (Ana Birim)
• cmTotal: Bağlantı Tutarı
• cmShippedAmount: Sevkedilen Bağlantı Miktarı
• cmShippedTotal: Sevkedilen Bağlantı Tutarı
• cmPaymentTotal: Ödeme/Tahsilat Tutarı
• cmPrice: Bağlantı Fiyatı
• cmPaidTotal: Ödenecek Tutar
• cmCanDeduct: Tevkifat Uygulansın
• cmDeductPart1: Tevkifat Pay
• cmDeductPart2: Tevkifat Payda
• cmVAT: KDV Oranı
• cmDevirOdemeBakiye: Devir Ödeme Bakiyesi

Yeni bir sipariş bağlantısı tanımlanması ‘Ekle’ işlemi ile gerçekleştirilir.

• Başlangıç Tarihi: Sistem tarihi öndeğer olarak atanır.
• Bitiş Tarihi: Sistem tarihi öndeğer olarak belirlenir.
• Açıklama: Sipariş bağlantısına 250 karakterlik açıklama bilgisi eklenmesine olanak tanır.
• Fiyat Türleri: Fiyat türü alanında 3 noktaya tıklandığında, Sipariş Bağlantı Fiyat Türü Tanımları penceresi açılır ve ilgili tanımlamalar yapılabilir.

Tanımlanan değerler, SPECODETYPE=199 değeri ile LG_FFF_SPECODES tablosunda oluşturulur.

Fiyat türü alanında, Sipariş satırlarında kullanılacak malzeme fiyatlarını belirlemek için birim fiyat tanımlanır. Bu fiyat, her bağlantı için ayrı olarak belirlenir ve öndeğer olarak seçilen satırdan bağlantı tutarının hesaplanmasına olanak tanır.

• Bağlantı Türü: Bağlantının yapılacağı tür seçilir, Miktar veya Tutar üzerinden tercih edilebilir.
• Bağlantı Miktarı: Yapılacak bağlantının miktar bilgisi girilir. Bağlantı miktarı * Öndeğer fiyat = Bağlantı tutarı şeklinde hesaplanır.
• Bağlantı Tutarı: Yapılacak bağlantı tutarının bilgisi girilir. Bağlantı türü tutar seçildiğinde, Bağlantı tutarı / Öndeğer fiyat = Bağlantı miktarı şeklinde hesaplanır.
• Ödenecek Tutar: Bağlantı tanımında tevkifat hesaplandığında, tevkif edilecek KDV düşülerek hesaplanan tutar yazılır.
• Tevkifat Uygulansın: Kutucuk işaretlendiğinde, tevkifat alanları aktif hale gelir. Bağlantı tutarı üzerinden tevkifata göre hesaplama yapılır ve Ödenecek Tutar alanına hesaplanan değer yazılır.
• Tevkifat Oranı: Tevkifat uyulansın seçeneği işaretlendiğinde aktif hale gelir. Öndeğer gelen pay/payda değiştirilebilir.
• KDV: Tevkifat uyulansın seçeneği işaretlendiğinde aktif hale gelir. Öndeğer gelen KDV oranı değiştirilebilir.
• Döviz Türü: Siparişte seçilen döviz türü değeri fiş kaydedildiğinde yazılır.

Fiyat türleri alanında tanımlanan fiyatlar, LG_FFF_DD_ORDCMPRICE tablosunda saklanır. Bu tablo şu alanlardan oluşur:

• LOGICALREF: Fiyat tanımı referansı
• ORDFICHEREF: Sipariş fişinin referans numarası
• LINENO: Fiyat türü sıra numarası
• PRICETYPECODE: Fiyat türü tanımı kodu
• PRICE: Birim fiyat
• DEFAULTFLG: Öndeğer seçimi (0: İşaretsiz, 1: İşaretli)

Bağlantı tanımları iki yöntemle yapılabilir:

1. Fiyat Türü Tanımı İle Bağlantı Miktarı/Tutarı Üzerinden Sevk Kontrolleri: Bağlantı tanımları yapılarak, Fiş sekmesinde malzeme satırları girilir. Malzeme kartı seçiminde tanımlanan fiyat türünün okunabilmesi için fiyat türü ile malzeme kartı ilişkisi kurulmalıdır. Malzeme kartı – İzleme ve Sıralama sekmesinde Sipariş bağlantıları bölümünden tanımlanan Sipariş bağlantı fiyat türü seçimi yapılır ve açılan pencereden yeni tanımlamalar yapılabilir.

Malzeme kartında belirlenen fiyat türü, ORDCMPRICETYPECODE alanında LG_FFF_ITEMS tablosunda saklanır.

Malzeme kartı seçiminde tanımlı satış/satınalma fiyatı geçersiz hale gelir. Bağlantı sekmesinde belirlenen fiyat bilgisi, sipariş satırında birim fiyat alanına otomatik olarak yazılır ve birim fiyat alanında herhangi bir değişiklik yapılamaz.

Tüm satırlar girildikten sonra fiş kaydedilir.

Bağlantı tanımları sekmesinde fiyat türü tanımlandığında, sipariş toplam miktarı ve net tutarı ile bağlantı miktarı ve bağlantı tutarı (ödenecek tutar) farklı olabilir.

Fiyat türü tanımı kullanıldığında sipariş fişi miktar/tutarı ile bağlantı tanımı miktar/tutarı farklı olabilir.

2. Yöntemin Uygulanması:

2.1. Bağlantı türü seçimi yapılır. Bağlantı miktarı ve tutarı sipariş öncesinde belirlendiğinde, bağlantı miktarı veya bağlantı tutarı girişi yapılır. Sipariş satırları düzenlendikten sonra fiş kaydedildiğinde, bağlantı türüne göre siparişin toplam miktarı/siparişin net tutarı ile bağlantı miktarı/bağlantı tutarı kontrol edilir. Miktar/tutar eşit değilse uyarı mesajı verilir ve sipariş kaydı engellenir. Tanımlanan değerlerle fiş toplamları eşit olduğunda fiş kaydedilir.

2.2. Bağlantı türü seçimi yapılır. Bağlantı miktarı ve tutarı belirsiz olduğunda, bağlantı miktarı ve tutarı alanı boş bırakılır. Sipariş satırları düzenlendikten sonra fiş kaydedildiğinde, bağlantı tanımları sekmesinde Bağlantı miktarı alanına fiş satırlarının toplam miktarı, bağlantı tutarı alanına siparişin net tutarı yazılır.

Bağlantı tanımı olan siparişler, siparişler menüsü üzerinden değiştirilemez. Tüm değişiklik ve onaylama işlemleri Sipariş Bağlantıları menüsü üzerinden yapılır.

Sipariş – İrsaliye – Fatura:

Fiş geneline masraf girişi yapılamaz.

2.ADIM: Sevk İşlemleri

Malzeme yönetimi/stok parametrelerinden “Sipariş Bağlantısı Miktar Takibi” seçeneğinin, sevk işlemlerine başlamadan önce belirlenmesi gerekir.

• Fiş Toplamı Üzerinden: Bağlantı miktarı üzerinden kontrol yapılır.
• Satır Üzerinden: Sipariş satırında girilen miktar üzerinden kontrol yapılır.

Parametre öndeğeri, Fiş Toplamı Üzerinden gelir.

Sevk ve faturalama işlemleri; Sipariş fişleri browserından, Sipariş bağlantıları browserından, İrsaliye/Fatura fişlerinde sipariş aktar seçenekleri ile yapılabilir.

Sevk işleminde malzeme ve fiyat bilgisi değiştirilemez. Malzeme miktarı değiştirilebilir.

Parametre değeri Fiş Toplamı Üzerinden seçildiğinde, malzeme miktarlarında değişiklik yapılarak sevk tamamlandığında, sevk miktarı ile bağlantı miktarı kontrol edilir. Bağlantı miktarının tamamı sevk edilmişse sipariş kapanır.

Sipariş fişindeki tüm satırların statüsü ‘Kapandı’ olarak güncellenir.

Bağlantı türü miktar seçildiğinde, sevk işleminde bağlantı miktarı aşılamaz. Uyarı mesajı verilerek işlem durdurulur.

Bağlantı türü ‘tutar’ olarak seçildiğinde ve sevk işleminde bağlantı tutarı aşıldığında, kullanıcıya uyarı mesajı gösterilir ve kullanıcının seçimine göre işleme devam edilir.

Sevk işlemi sonrasında, sipariş bağlantıları ekranında Sevk Miktarı, Sevk Tutarı, Kalan Miktar ve Kalan Tutar alanları güncellenir.

3.ADIM: Ödeme / Tahsilat İşlemleri

Bağlantı tanımlarına dayanarak ödeme ve tahsilatlar, banka, kasa, çek/senet veya kredi kartı fişleri kullanılarak gerçekleştirilir ve bağlantılarla ilişkilendirilebilir.

Havale fişi üzerinde cari seçimi yapılır ve tutar girilir. F9 menü seçeneklerinden ‘Sipariş Bağlantısı’ ile ilişkilendirilen bağlantılar ekranı açılır. Fiş numarası alanında 3 nokta ile cari hesabın ödeme bakiyesi olan bağlantılar listelenir.

Tahsilat veya ödeme, N adet bağlantı ile ilişkilendirilebilir. Sipariş bağlantısı seçildiğinde ödeme bakiyesi getirilir. Fiş tutarı, ödeme bakiyesinden daha küçükse, fiş tutarı otomatik olarak getirilir.

Yeni bir bağlantı eklenirken, fiş tutarı ile ilişkili bağlantı tutarı çıkarılarak toplam tutar hesaplanır

4.ADIM: Formun Yazdırılması

Sipariş bağlantıları browser’ında imlecin konumlandığı fiş üzerinden ‘Yaz’ seçeneği ile açılan ekranda Bağlantılı Siparişler Yaz Formu oluşturulur. Kullanıcı bazında özelleştirilebilir.

Parametreler penceresinde sayfayı enine kullan kutucuğu işaretlenir.

Yaz formunda;

Başlık bölümünde Bağlantı bilgileri, Ödeme bilgileri, Sipariş bilgileri

Alt bölümde; bağlantıya ait sevk fişi ve satır detayları, İlişkili cari hesap hareket detayları listelenir.

Bağlantıya ait tanım ve tüm hareketler formun üzerinden izlenebilir.

5.ADIM: Bağlantıların Raporlanması

Finans- Cari hesap raporları başlığı altından, Bağlantılı Siparişler Durum Raporu seçeneği ile tüm bağlantıların listelemesi yapılabilir.

Filtre seçenekleri veriler süzülerek analiz edilebilir.

6. Kullanıcı İşlem Yetkileri

Sistem işletmeni – Kullanıcılar – Firma Yetkileri – İşlem Yetkileri – Finans – Hareketler bölümünden Satınalma sipariş bağlantıları ve Satış sipariş bağlantıları seçenekleri ile yetki tanımlamaları yapılır.

Sevk Et, Çoklu Sevk Et, Faturala, Çoklu Faturala seçenekleri, kullanıcıda değiştirme yetkisi bulunuyorsa F9 menüsünde listelenir.

7. Devir İşlemleri

Sipariş bağlantısı bulunan fişlerin devir işlemi, modülden girilen siparişlerle aynıdır. Devir edilecek bölümlerde sadece siparişlerin seçilmesi yeterlidir.

Devir işlemi sonrasında, yeni firma/dönemde Devir Ödeme Bakiyesi ve Devir kolonlarına değerler yazılır.

Devir edilen siparişin bağlantı tanımlarında ödeme bakiyesi alanı görüntülenir. Devir ile gelen fişin bağlantı tanımları ekranında ödeme bakiyesi tutarı görülebilir.