Logo e-Fatura ile Dijital dönüşüm süreçleri kapsamında faturalarında dijitalleşmeye başladığından bahsedebiliriz. Bu noktada Logo e-fatura ile zamandan ve kağıttan yüksek oranda tasarruf edilmesi mümkün hale gelmektedir. Faturalama süreçlerinin kusursuz bir şekilde işlemesi için e-fatura çözümlerinden faydalanmak mümkündür.
İçindekiler
Herhangi bir işletmenin üstlendiği önemli bir kısım fatura göndermektir. SaaS hizmetlerinden sağlık hizmetlerine kadar çok sayıda işletmenin ödeme alabilmek için fatura göndermesi gerekir. Geçmişte, fatura süreciniz muhtemelen kağıt tabanlıydı. Fiziksel faturaları yazdırmayı, bunları bir müşteriye postalamayı ve onaylamalarını, ödemelerini veya ödeme kanıtı göndermelerini beklemeyi içerebilir.
Logo E-Faturalar Nasıl Düzenlenir?
Elektronik fatura, e-fatura ve dijital fatura dahil olmak üzere birkaç başka isimle anılabilir. Müşterinize yüz yüze veya posta yerine dijital olarak veya internet üzerinden fatura kesme işlemidir. Ancak kağıt faturaların dijitalleşmesi e-fatura ile aynı şey değil. Bir kağıt faturanın fotoğrafını çekerseniz veya bunu bir PDF faturaya dönüştürmek için bir uygulama kullanırsanız, bu e-fatura değildir. Elektronik olarak düzenlenmemişse ve bir makinenin okuyabileceği veya çıkarabileceği yapılandırılmış verileri içermiyorsa, bu bir e-fatura değildir.
Logo E-fatura, belge işleme ve malzeme tedariki için XML formatlarının ve elektronik veri alışverişinin (EDI) günlerinden bu yana onlarca yıldır kullanılmaktadır. Artık dijital faturalar, genellikle faturalandırma yazılım çözümleriyle hazırlanarak müşterilerin fatura verilerine e-posta yoluyla veya çevrimiçi bir ortamda erişmelerine olanak sağlıyor. Çoğu faturalandırma sistemi, müşterilerin portal üzerinden ödeme yapmasına da izin verir.
kağıt faturalarda olduğu gibi müşteri ve satıcı bilgileri, satın alınan mal veya hizmet, vadesi gelen tutar, ödeme tarihi ve fatura numarası gibi bilgileri e-faturanıza da eklemeniz gerekmektedir.
Logo E-Fatura Avantajları
Logo E-faturaya geçmenizin birkaç nedeni vardır. Bunlar genel olarak aşağıdaki gibidir:
Genel rahatlık ve geliştirilmiş üretkenlik: Şirketler, nerede olurlarsa olsunlar elektronik ve güvenli bir şekilde göndermek üzere faturalarını hızlı bir şekilde oluşturmak için şablonları kullanarak saatlerce süren manuel işlemlerden kaçınabilir.
Otomatik ve temassız fatura işleme: Düzenli olarak yinelenen faturalar gönderen daha büyük şirketler, e-faturanın otomasyon işlevinden yararlanarak, borç hesapları departmanlarına daha fazla zaman kazandırabilir.
Erken ödemeler: Kağıt faturalarla geç ödeme riskini en aza indirin ve gerçek zamanlı olarak güncellenen daha hızlı, kolaylaştırılmış ödemelerle nakit akışınızı iyileştirin.
Kola6 düzeltilebilir: Kağıt faturalardaki hataları manuel olarak ayarlamak, zaman ve paraya mal olur. Faturalama yazılımıyla, insan hatası riskini azaltabilir ve anında değişiklikler yapabilirsiniz; bunların tümü, faturalama portalınıza, yani tek gerçek kaynağınıza anında yansıtılır.
Logo E-Faturaya Geçiş Süreci
Bir dijital fatura sağlayıcısı seçtikten sonra yolun yarısındasınız demektir. Geçiş sürecini müşterilerinize kolay ve sorunsuz bir şekilde dahil etmek için dikkate almanız gereken bazı ipuçlarını burada bulabilirsiniz.
Logo E-Faturaya geçişi tanıtan kapsamlı bir strateji oluşturun: Dijitalleşmeye karar verdiyseniz, müşterilerinizi düşüncelerinizle yan yana getirmek önemlidir. Bu, yalnızca bir güncelleme e-postası gönderip günde bir arama yapmamanız gerektiği, bunun yerine müşterilerinizin neden geçiş yaptığınızı anlamaları için birden çok fırsat sağlamanız gerektiği anlamına gelir.
Sağlık sektöründeyseniz ve öncelikle bireyleri faturalandırıyorsanız, SSS içeren bir e-posta, mektup ve kısa bir video oluşturmayı düşünebilirsiniz. Mali hizmetler ve çoğunlukla fatura hesapları alacak departmanlarındaysanız, yeni ERP sisteminiz hakkında bir temsilciyle konuşabilecekleri bir web semineri düzenleyebilirsiniz.
Seçtiğiniz seçenek ne olursa olsun, mesajlarınızın tutarlı ve anlaşılır olduğundan emin olun.
Herhangi bir değişiklikten önce müşterilerinizi bilgilendirin: Eski alışkanlıklar zor ölür ve müşterilerinizin bir hafta içinde geçiş yapmasını beklemek sadece gerçekçi değil, aynı zamanda kötü müşteri hizmetleridir. Örneğin, daha büyük kurumsal müşterilerle çalışan bir muhasebe firmasıysanız, uzun dahili onay süreçlerinden geçmeleri gerekebilir. Müşterilerinize yeterince zaman tanıyarak, kağıt fatura sağlayan bir rakibe geçme riskini ortadan kaldırmış olursunuz.
Müşterilerinizin alacağı faydalara odaklanın: Sadece e-faturanın şirketiniz için neden akıllıca bir seçim olduğundan bahsetmeyin. Bunun yerine, müşterileriniz için içinde ne olduğunu açıklayın.
- Ne kadar zamandan tasarruf edebilecekler?
- Müşteri hizmetleriyle daha az görüşmeleri gerekecek mi?
- Verileri daha güvenli olacak mı?
- Bu soruları yanıtlayarak, e-faturayı benimseme oranlarınızı artırabileceksiniz.
Müşterilerinize teşvikler sağlayın: Logo E-faturaya geçtiğinizde muhtemelen yönetici maliyetlerinden tasarruf edeceksiniz. Öyleyse, bu bütçenin bir kısmını indirimler sunmak için ayırmayı düşünün. Örneğin, müşteriler son ödeme tarihinden önce e-faturaya geçerse sonraki üç faturada küçük bir indirim sunabilirsiniz. Alternatif olarak, müşterinin seçtiği bir hayır kurumuna onlar adına bağışta bulunabilirsiniz.
“Herkese uyan tek beden” yaklaşımından kaçının. Tüm müşterilerinizin e-faturaya yönelik dijital dönüşümünüzden haberdar olması gerekirken, yüksek değerli müşteriler için özel bir yaklaşım oluşturmak mantıklı olabilir. Diyelim ki bir hukuk firmasısınız ve bir avuç müşteri gelirinizin %70’inden fazlasını oluşturuyor. Öyleyse, neden geçiş yaptığınızı onlara bizzat anlatmak için onlarla bire bir görüşme teklif etmeyi düşünebilirsiniz. Bu, alacaklar departmanının yöneticisi veya daha küçük bir şirketse CEO olabilir.
Başka bir seçenek de müşterilerinizin eğitim oturumları veya son tarih uzatmaları gibi belirli isteklerini yerine getirdiğiniz özel programlar sunmak olabilir. Yüksek değerli müşterilerinizin önemini anlayarak, onları gemide tutma olasılığınız daha yüksek olacaktır.
Logo E-Faturaya Geçiş Şartları Nelerdir?
Ne yazık ki tüm işletmelerin Logo E-fatura kullanabilmesi mümkün değildir. Şahıs şirketleri, limited şirketler ve anonim şirketler e-faturaya geçebilir. Ancak bunun için bazı şartları karşılıyor olmaları gerekecektir. Bunlar aşağıdaki gibidir.
- Son 2 dönemdeki brüt satış miktarının 5 milyon TL’nin üzerinde olması
- EPDK lisansına sahip olunması
- İnternet aracılığı ile reklam verebilen aracı kurumlar
- İnternet aracılığı ile satışa aracılık eden kuruluşlar
- Özel Tüketim Kanunu’na göre III sayılı listede yer alan malları üretenler.
Yukarıda belirtilen şartlar sağlayan işletmeler e-fatura mükellefi olmak zorundadır.
Logo E-Fatura Başvuru Süreci
E-fatura mükellefi olabilmek için aşağıdaki adımların izlenmesi gerekiyor.
Mali mühür: GİB tarafından zorunlu hale getirilen mali mührün alınması gerekir.
Logo E-fatura başvurusu: Canlı ortam platformundan e-fatura başvurusunun yapılması gerekmektedir.
Logo E-fatura aktivasyonu: Hesabınızı aktif ederek e-faturalarınızı düzenlemeye başlayabilirsiniz.
Kaynak:
https://www.logo.com.tr/urun/logo-e-fatura